Besprechungen protokollieren

Zielgruppe
Alle, die häufig an Besprechungen teilnehmen, zum Beispiel Projektleiter und Koordinatoren
aus Produktion, Entwicklung, Einkauf und Vertrieb.
Lernziele
Die Teilnehmer lernen, mit dem Werkzeug Ergebnisliste

• sich auf eine Besprechung gezielt vorzubereiten,
• Besprechungen straff auf Ergebnisse hinzuführen und diese schritthaltend mit dem Fortgang der Besprechung zu protokollieren - eindeutig und verbindlich,
• selektiv über Besprechungsergebnisse zu informieren,
• die Einhaltung der Beschlüsse zu kontrollieren.

Ablauf und Inhalte
Einführung

• Beschluss, Empfehlung, Feststellung – die drei Arten der Besprechungsergebnisse.
• Was ist und wie entsteht eine Ergebnisliste?
• Wofür lassen sich Ergebnislisten nutzen?

Übungen
Die Teilnehmer setzen Besprechungsprotokolle in Ergebnislisten um. Dabei erfahren sie, welche Mängel in herkömmlichen Besprechungsprotokollen auftreten. Die Übungsergebnisse werden diskutiert und mit den Lösungen verglichen, die der Referent für das Seminar vorbereitet hat.

Probebesprechung
Um das Erlernte zu erproben, halten die Teilnehmer eine Besprechung ab. Zuvor bekommt jeder eine Regieanweisung für seine Rolle und bereitet sich auf die Besprechung vor. Jeweils 5 bis 7 Teilnehmer setzen sich zusammen, besprechen drei Themen und protokollieren schritthaltend mit dem Fortgang der Besprechung deren Ergebnisse in einer Ergebnisliste. Danach diskutieren alle gemeinsam darüber, was sie in der Probebesprechung hinzugelernt haben.

Hinweise für die Praxis

• sprachlich eindeutige Formulierung von Ergebnissen
• praxisorientierter Aufbau von Ergebnislisten