Das Programm unterstützt Sie umfassend bei der Rechnungsstellung von Mitgliedsbeiträgen.
Dabei werden regelmäßige Beiträge (wie z.B. Mitgliedsgebühr, alle 12 Monate) und einmalige Beiträge (z.B. Aufnahmegebühr) unterstützt.
Auch anteilige Beiträge zu Beginn der Mitgliedschaft (nur vollständige/begonnenen Halbjahre/Quartale/Monate) können leicht in Rechnung gestellt werden.
Auch Familienbeiträge sind möglich, indem ein Beitragszahler (i.d.R. Vater oder Mutter) weitere Personen (Kinder,Partner) mitbezahlt.

Über "Mitgliedsbeiträge festlegen" können Sie die Beiträge verwalten. Dabei handelt es sich um eine grundsätzliche Liste, welche Beiträge vom Verein erhoben werden (z.B. Jahresbeitrag, Beitrag Sportart A, Beitrag für Jugendliche, ...). Diese Definition ist nur einmalig nötig.

Die in diesem Dialog angezeigten Jahreseinnahmen sind grob geschätzte Einnahmen. Die exakten prognostizierten Einnahmen sehen Sie unter Mitgliedsbeiträge/Auswertungen/voraussichtliche Einnahmen.

Durch einen Klick auf "Mitgliedsbeiträge festlegen" sehen Sie alle bereits angelegten Mitgliedsbeiträge.
Im Dialog haben Sie diese Möglichkeiten:

Sie können über den Button "Hinzufügen" einen neuen Beitrag hinzufügen bzw bearbeiten:
Legen Sie unter "Mitgliedsbeiträge festlegen" die Beiträge selbst an (z.B. „Jahresbeitrag" = 100 Euro, „Abteilung Tennis" = 80 Euro).
Falls diese regelmäßig erhoben werden sollen, dann geben auch eine Frequenz in Monaten (z.B. jährlich = alle 12 Monate) an.

Die wichtigen auszufüllenden Felder sind:

Sonderfall "Einmalige Beiträge"

Wählen Sie im Feld "Frequenz" die Auswahl "einmaliger Beitrag":

Sonderfall "Individuelle Beiträge"

Setzen Sie das Feld "Beitagsart" auf "individueller Beitrag" und lassen Sie das Feld "Betrag" leer.

Sonderfall "Altersabhängige Beiträge"

Auch altersabhängige Beiträge sind einfach möglich. Dabei legen Sie zunächst pro Altersbereich einen Beitrag an (z.B. "Grundbeitrag Kind", "Grundbeitrag Jugendlicher", "Grundbeitrag Erwachsener") und füllen die Felder im Register "Optionen ":
a) einen Altersbereich (z.B. drei Beiträge, Angabe jeweils "-12", "13-17", "18-" ) und
b) einen gleichen Beitragsgruppen-Namen (z.B. "Grundbeitrag").
Die Mitglieder weisen Sie dann später nicht einem konkreten Beitrag, sondern der Beitragsgruppen zu. Das System verwendet dann während bei der Beitragsbestimmung immer den passenden Beitrag abhängig vom Alter des Mitglieds (unter Administration/Optionen/Mitglieder/Mitgliedbeiträge ist einstellbar, wann die Altersberechnung durchgeführt wird).
Damit dies alles funktioniert ist folgendes zu beachten:

• Alle beteiligten Mitglieder benötigen ein korrekt gesetztes Geburtsdatum
• In den Beiträgen muss die Alters-Definition exakt so erfolgen:
  
  • -17 für bis 17 Jahre
  • 18-40 für ab 18 bis 40 Jahre
  • 41- für ab 41 Jahre

Abweichender erster Beitrag

Auch abweichende Beiträge im ersten und letzten Mitgliedsjahr sind möglich. Zahlen Ihre Mitglieder nur den halben Beitrag, wenn sie ab Juli Mitglied werden? Das ist kein Problem. Auch quartals- oder monats- oder tagesgenaue Abrechnungen sind möglich. Bei den monats- und quartalsbasierten Beiträgen können Sie noch zwischen „angefangene" und „vollständige" Monate/Quartale unterscheiden: Tritt ein Mitglied am 15. Oktober bei, dann kann es je nach Einstellung 3/12 (3 angefangene Monate) oder 2/12 (2 vollständige Monate) bezahlen. Festlegen können Sie dies im Register „Optionen" unter „Erstes Jahr" und „Letztes Jahr".

Beispiel:
Aufnahme Vereinsmitglied: 15.8.2023
Beitrag-Start: 1.1.2023
Beitrag: 120 Euro

Wichtig:
Bei der nachfolgenden Mitglied-Beitrags-Zuordnung müssen Sie dann als "gültig ab" den eigentlichen Beginn Ihres Beitrags angeben (z.B. "1.1.2020"). Das Aufnahme-Datum des Mitglieds müssen Sie unter "Aufnahme Vereinsmitglied" im Mitgliedsprofil hinterlegen. Fällt bei der Beitragsberechnung das Aufnahme-Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums, dann wird der Beitrag gemäß der eingestellten Regel nur teilweise berechnet.

Sonderfall Gruppeneintritt:
In der Beitragsdefintion können Sie eine Gruppe zuordnen (im Register "Optionen " das Feld "basiert auf Gruppen-Eintrittsdatum"). Dann kann bei der Gruppenzuordnung im Mitglied der Gruppeneintritt festgelegt und damit als Basis für die anteilige Beitragsberechnung genutzt werden

Weitere Optionen
Über das „gültig ab" und „gültig bis"-Feld im Beitrag können Sie festlegen, wann diese Beitrag überhaupt in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie einen alten Beitrag im System belassen und „gültig bis" auf „31.12.2015" stellen). Über die Option „Zeitpunkt Abrechnung" können Sie bestimmen, wann im Abrechnungszeitraum der Beitrag berechnet werden soll (Standard: am Beginn). Über weitere Optionen können Sie abweichende Buchungskonten und weiteres pro Beitrag festlegen.

Alle Felder

Die Beitragsberechnung ermöglicht flexible Szenarien:

1. Über die Option "Bestimmung Mitgliedsalter" (zu finden unter Administration,Basiskonfiguration,Optionen,Register "Mitglieder") gibt es die Option "tagesgenaue Abrechnung". Damit können Beitragswechsel zum Geburtstag taggenau berechnet werden (Beitrag bis zum Geburtstag anteilig der Jugend-Beitrag, anteilig ab dem Geburtstag der Erwachsenen-Beitrag).

2. In Kombination mit der Einstellung im Beitrag "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" sind auch anteilige Beiträge bei verkürzten Abrechnungszeiten durch Angaben in den Feldern "gültig ab" und "gültig bis" möglich. Wenn bei "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" nicht der Standardeintrag (jeweils die erste Option) gewählt ist, wir{#mitglied:mitgliedsnummer#}{#mitglied:mitgliedsnummer#}d der Abrechnungszeitraum nun gemäß "gültig ab" und "gültig bis" verkürzt und der Beitrag nur anteilig berechnet.

Die beiden vorgenannten anteiligen Berechnungsarten sind auch in Kombination möglich.

Der aktuelle Gültigkeitsbereich eines Beitrags wird wie folgt bestimmt:

• Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung
• Wenn diese leer ist gilt die Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Definition
• Wenn auch diese leer ist gilt der 1.1. des aktuellen Jahres bis zum nächsten Beitragsende nach dem Stichtag

Aus dem aktuellen Gültigkeitsbereich werden anschließend die anstehenden Abrechnungszeiträume ermittelt, indem dieser Gültigkeitsbereich gemäß der Angabe in "Frequenz" in entsprechende Monatsbereiche ("Abrechnungszeiträume") zerlegt wird.

• Für bereits in Rechnung gestellt Beiträge (erkennbar im Feld "erstellt bis" in der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung) werden natürlich keine neuen Rechnungspositionen erstellt.
• Falls es sich gemäß den obigen Regeln um einen verkürzten Abrechnungszeitraum handelt, wird der anteilige Beitrag in Rechnung gestellt.
• Standardmäßig wird ansonsten immer der volle Beitrag für den Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt.