| Feld | Beschreibung | ||||||
| Absenden starten. Bei Mails an "alle" kommt eine Nachfrage, ob das wirklich stattfinden soll. per Dropdown-Menü zusätzlich:
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| Verschickt, nach Registrierung, das generierte PDF als Online-Brief über den Kuvert-und-Versand-Dienstleister EMailBrief.de Das PDF wird unter "Gesendete Elemente" automatisch archiviert. | ||||||
| Liste aller Empfänger anzeigen, die aufgrund der aktuellen Empfängerauswahl eine Mail bzw. einen Brief erhalten würden. | |||||||
| Download eines PDFs zur Versendung von Briefen (mit der Mail- oder Brief-Vorlage). Die Vorlagen können unter "Administration->Vorlagen bearbeitet werden). Bei der PDF-Erstellung werden (soweit möglich) fast alle Formatierungen übernommen. Die Anhänge (nur .PDF, .JPG, .GIF, .PNG) werden nach jedem Mitglied eingebunden, um einen Seriendruck zu vereinfachen. Falls kein Empfänger gewählt wurde, wird ein neutrales Dokument erstellt. Falls das PDF zu groß würde, werden mehrere PDFs erstellt. Die PDFs sind nach Postleitzahl sortiert (z.B. zur kostengünstigen Versendung als InfoBrief). Der Menüpunkt "Adress-Etiketten" ermöglicht den Ausdruck auf Klebeetiketten-Papier (Anpassung der Formate in der Adress-Edikett-Vorlage möglich). Das "Verzögert senden am"-Datum legt das Datum auf dem PDF fest. | ||||||
| Speichern eines PDFs im Archiv (zu finden unter "Mitglieder / Mail/Serienbrief verschicken / Gesendete Elemente"). | ||||||
| Empfänger | Auswahl, wer die Mail bekommen soll (siehe Liste zuvor) | ||||||
| [Person hinzufügen] | Öffnet einen Dialog zur Eingabe der Daten für einen externen Kontakt | ||||||
| CC und BCC | Falls in den Admin-Optionen aktiviert. Dabei ist dann die Auswahl: - Eine Mail pro Empfänger und ggf. eine zusätzliche Mail an CC/BCC-Empfänger senden - Eine Mail pro Empfänger, dabei ggf. jede Mail mit echtem CC/BCC senden (CC/BCC-Empfänger bekommen jede einzelne Mail als Kopie) - In Summe nur eine Mail senden, ggf. mit CC/BCC (alle Empfänger als 'TO', können sich gegenseitig sehen und antworten). Hinweis: kein verzögerter Versand/Postausgang und keine individuellen Anhänge möglich. | ||||||
| Betreff | Der Betreff der Nachricht (darf nicht leer sein) | ||||||
| Nachricht | Der Nachrichtentext. Darf Formatierungen (und für das PDF-Erstellen auch PDF-Befehle, wie z.B. |Image) enthalten. Über das "Image"-Icon können Bilder direkt eingefügt werden (Ablage: im zentralen Dateiarchiv im Unterordner "mailattachments"). Es können Abschitte markiert werden, die nur in der Mail {#MAIL#}nur in Mail{#/MAIL#} bzw. im PDF {#PDF#}nur im PDF{#/PDF#} enthalten sein sollen. | ||||||
| Register "Absender und Signatur" | |||||||
| Absender / Antwort An | Hier kann der Absender gewählt werden, wenn man das Rollenrecht "Senden als Stellvertreter" besitzt. Bei der Wahl eines anderen Absenders wird auch dessen Signatur, falls vorhanden, übernommen. Ebenso kann eine beliebige E-Mail-Adresse als Reply-To-Absender und (beim Setzen des Hakens) diese auch als primärer Absender gewählt werden. | ||||||
| Signatur | Text, der unter den Attachment-Links verschickt wird (bzw. der Platzhalter {#signatur#} wird ersetzt). Es können Abschitte markiert werden, die nur in der Mail {#MAIL#}nur in Mail{#/MAIL#} bzw. im PDF {#PDF#}nur im PDF{#/PDF#} enthalten sein sollen. Die Vorgabe für die Signatur können Sie hier einstellen: a) unter Administration/Vorlagen/Mail, im Text getrennt durch "--" b) im eigene Profil im Feld Ihre persönliche "Signatur" (hat Vorrang) | ||||||
| Register "Anhänge" | |||||||
| Anhänge | Datei-Anhänge. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich. Über "Dateien aus Datenablage verwenden" können Sie Dateien aus der Datenablage direkt auswählen. Standardmäßig werden die Anhänge als Link verschickt (der Empfänger bekommt einen Internet-Link zugeschickt). Wenn Sie den Haken entfernen, dann wird das Attachment als normaler Anhang zugestellt (erhöhte Datenmenge! - maximal 20 MB in Summe erlaubt!). Wenn der Dialog mit nur einem Mitglied geöffnet wird, dann werden als Anhänge vorgeschlagen: unverschickte/offene Rechnungen / Mitglieds-Dateien | ||||||
| [ ] alle .. Rechnungen des Empfängers | Hängt die Rechnungen des Empfängers und des gewählten Status an die Mail an. | ||||||
| [ ] alle zuvor in der Rechnungsliste markierte Rechnungen des jeweiligen Empfängers | Hängt alle zuvor markierten Rechnungen des jeweiligen Empfängers an die Mail an. | ||||||
| personalisierte PDFs | Auswahl von bis zu 6 PDF-Vorlage, die beim Versand für den jeweiligen Empfänger personalisiert werden. | ||||||
| Antwortfax | Fügt nach jedem PDF bzw. jeder Mail ein Antwortfax an. Auswahlmöglichkeiten: - leer: kein Antwortfax - an Mitglieder mit der Einstellung: Einladungen nur per Post - an alle | ||||||
| Register "Optionen " | |||||||
| zugeordnete Veranstaltung | Relevant für Antwortfax und Einladungsmarkierung. Die Veranstaltungszuordnung ermöglicht die Übernahmen von Veranstaltungsdaten in das Antwortfax (Datum, Titel, Kontakt, Kosten, Anmeldeoptionen). | ||||||
| Empfänger in Einladungsliste aufnehmen (nur bei Mail) & Versendeart | Diese Option ermöglicht die Aufnahme der Empfänger in die Einladungsliste der Veranstaltung. Die Versendeart kann die Empfängeerliste auf noch nicht-eingeladene Personen einschränken. | ||||||
| Verzögert versenden am | Legt die fertigen Mails in den Postausgang. Das System versendet die Mail zeitverzögert am eingestelltem Datum. Wichtig: Die Gruppen/Rollenzuordnung wird beim Ablegen bestimmt. | ||||||
| Priorität | Ermöglicht es, die Mail mit einer Markierung "Priorität hoch" zu versenden. | ||||||
| Lesebestätigung | Ermöglicht es, die Mail mit einer Markierung "Lesebestätigung" zu versenden. | ||||||
| Kopie an Ersteller | Legt fest, wer die Nachricht als Kopie bekommt (separate Mail). | ||||||
| Mail-Archiv | Legt fest, ob die Nachricht im Mail-Archiv gespeichert werden soll (Standard), oder nicht. | ||||||
| Sprache der Platzhalter | Legt fest, in welcher Sprache die Platzhalter %anrede% u.ä. ersetzt werden. | ||||||
| Feld | Beschreibung |
| Wechselt zu "Mitglieder suchen" | |
| Öffnet erneut den Dialog "Mail/Serienbrief versenden" |