12.7.1 Listen verwalten

Sie können beliebige Listen mit beliebigen Feldern anlegen.

Die Daten-Felder einer speziellen Liste wird im Listen-Typ (siehe "Listen-Typen bearbeiten") festgelegt. Für verschiedene Listen (siehe "Listen verwalten") gleicher Art (z.B. "Inventarliste Büro", "Inventarliste Keller", "Inventarliste Garage") wird dabei nur ein Listen-Typ benötigt, da die Felder aller Inventarlisten gleich sind.

Eine Liste basiert daher auf einem Listen-Typ, die Datensätze werden in der Liste gespeichert.

Sie können die Tabellen auch untereinander verknüpfen und über "Ansichten" flexibel auswerten.

Standardmäßig stellt das System die Eingabe-Dialoge über eine Aneinanderreihung der im Listen-Typ definierten Felder dar. Alternativ können Sie eigene "Formulare" definieren, in der die Darstellung beliebig anpassbar ist (HTML-Seite).

Über "Workflows", die auf Listen aufbauen, können Sie Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Personengruppen anlegen.

Ein Spezialfall sind Listen mit dem Typ "Umfrage". Diese kann auch anonym per https://__ROOTHOST__/__MANDANT__/?umfrage=id aufgerufen werden.

In der Listen-Ansicht haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Neue Liste hinzufügen	Fügt eine neue Liste hinzu (Liste = Datenspeicher), siehe nachfolgend
Neuen Listen-Typ hinzufügen	Fügt einen neuen Listen-Typen hinzu (Typ = Feldliste)
[Name]	Der Name der Liste. Ein Klick auf den Namen zeigt alle Datensätze an und ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen (siehe Datenablage/Listen), sowie das Erstellen von PDFs auf Basis von Formularen. Für bestimmte Typen (z.B. Auswahlfelder) wird eine Statistik der Auswahlhäufigkeit angezeigt.
[Typ]	Der Typ der Liste. Ein Klick auf den Typen öffnet die Typdefinition.
	Bearbeitet die Listendefinition, siehe nachfolgend
	Löscht die Liste (nach Sicherheitsrückfrage)

Beim Anlegen/Bearbeiten einer Liste haben Sie diese Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Register "Hauptdaten"
Name	Der Name der Liste.
Typ	Der zugeordnete Datentyp. Legt fest, welche Felder die Liste besitzt. Ggf. müssen Sie zuvor einen neuen Typ anlegen.
Sichtbarkeit	Legt fest, für was die Liste verwendet wird und wer sie wie benutzen kann: unter Administration (immer ausgewählt) in der Dateiablage: Die Rollendefinition des Benutzers legt fest, was der Benutzer in den Listen darf (ggf. nur für eine Gruppen freischaltbar). im Benutzer-Profil (nur Datensätze des eigenen Benutzers): ist unter "Mein Profil" zu sehen. Einstellbar, ob der Benutzer Datensätze bearbeiten und/oder hinzufügen darf. Das Mitglied sieht nur Datensätze, in denen es selbst vorkommt und kann nur deratige Datensätze anlegen. auf der Startseite: alle Datensätze, nur Datensätze der eigenen Gruppe, nur Datensätze des eigenen Benutzers: Es werden auf Startseite alle Datensätze angezeigt (ggf. eingeschränkt auf eigene Datensätze oder auf Gruppen-zugehörige Datensätze, d.h. es gibt ein Feld Mitglieder oder Gruppen in dem eine Assoziation mit dem angemeldeten Benutzer existiert), alle Datensätze, auch nicht angemeldete Personen: Die Datensaätze sind auch für externe Personen ohne Login zu sehen. öffentliche Umfrage: (Spezialfall) Jeder darf Datensätze hinzufügen (z.B. für eine Umfrage). Eine Umfrage ist zudem auch per Url ?umfrage=## (ID der Liste) aufrufbar.
Formular	optional und erst nach dem ersten Anlegen einstellbar: Auswahl eines Formulars (das auf der Liste basiert!). Dieses wird dann beim Datensatz anlegen und verändern verwendet. Die im Formular definierten Berechtigungen (welche Rolle darf ein Feld lesen oder ändern) werden dabei respektiert. Diese Berechtigungen gelten dann auch für die Listenansicht der flexiblen Listen.
Register "Sortierung" (erst nach dem ersten Anlegen einstellbar)
1. Sortierung	optional: Legt fest, nach welchem Feld als erstes sortiert wird
2. Sortierung	optional: Legt fest, nach welchem Feld als zweites sortiert wird
3. Sortierung	optional: Legt fest, nach welchem Feld als drittes sortiert wird
Register "Benachrichtigung "
neuer Datensatz	Legt Mailadressen fest, die eine Mail bei der Neuanlage eines Datensatzes bekommen.
Änderung Datensatz	Legt Mailadressen fest, die eine Mail bei Änderung eines Datensatzes bekommen.
Löschung Datensatz	Legt Mailadressen fest, die eine Mail beim Löschen eines Datensatzes bekommen.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Spezialfall: Team-Kalender, Wiedervorlage-Kalender und ähnliche Kalender

Für eigene Kalender können Sie eine Flexible Liste verwenden.
Legen Sie dazu einen Typ mit diesen Feldern an (und anschließend eine Liste auf Basis des Typs):

Art	Beschreibung	Feldname	Datentyp
Pflichtfeld	Datum	datum	Datum
Pflichtfeld	Titel	titel	Textfeld
Optional	Anzahl Tage	tage	Textfeld
Optional	Zeit	zeit	Textfeld
Optional	Erinnerung Art	art	Auswahl (Dropdown), z.B. Urlaub,Krankheit,Konferenz,..
Optional	Erinnerung an	erinnerung_mitglied	Mitglieder
Optional	Erinnerung an	erinnerung_rolle	Auswahl Rolle
Optional	Erinnerung an	erinnerung_gruppe	Auswahl Gruppe
Optional	senden Tage zuvor	erinnerung_tage	Textfeld Zahl
Optional	senden wiederholt	erinnerung_wiederholungen	eins davon: 3 T[age] , 2 W[ochen] , 3 M[onate] , 5 J[ahre]
Optional	Farbe	farbe	Auswahl Farbe

Hinweise:

Wenn Sie möchten, dass diese Termine im Veranstaltungskalender angezeigt werden, dann geben Sie an: events.kalender.liste=FLEXLISTENID (die FLEXLISTENID finden Sie unter Flex.Liste->bearbeiten)
Wenn Sie möchten, dass nach der Anlage eines neuen Termins eine Mail verschickt wird: Administration/Basiskonfiguration/Parameter: listen[FLEXLISTENID].sendmail=xxx@xxx.de
Wenn Sie möchten, dass nach dem Ändern eines Termins eine Mail verschickt wird: Administration/Basiskonfiguration/Parameter: listen[FLEXLISTENID].edit.sendmail=xxx@xxx.de
Wenn Sie möchten, dass Mail-Erinnerungen verschickt werden: Administration/Basiskonfiguration/Parameter: events.teamkalender.reminder=FLEXLISTENNAME
Wenn Sie eine eigene (interne) statische Seiten mit den Terminen existiert, dann legen Sie einen stat.Seite mit der Aktion "events_kalender&liste=FLEXLISTENID" an (&showva=ja zeigt auch die normalen Veranstaltungen an).
Die URL https://vereinonline.org/IHRVEREIN/?icalliste=1234 erstellt die ICAL-Datei zu dieser Liste